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Quattro trucchi per ottimizzare il lavoro in Studio al meglio

Condividere invece di inviare e un unico posto dove tutti possono trovare quello che serve, sempre. Si inizia da qui.

27.04.2017 | | Gestione studio

Collaborare meglio in studio - Blog di LYNFA

Ti succede che:

  • I processi e le scadenze da gestire siano sempre più numerosi ed importanti?
  • La posta elettronica non sia più lo strumento ideale per scambiare informazioni con i tuoi collaboratori?
  • La gestione delle attività contabili, fiscali e amministrative necessiti di una condivisione costante di dati e informazioni?

Se concordi con queste affermazioni, scopri come la digitalizzazione può ottimizzare il lavoro in team con quattro semplici "trucchi". 

Nella casella di posta elettronica arriva di tutto

Riconoscere e selezionare solo i documenti importanti è sempre più faticoso. Invece di scambiare allegati via mail, è meglio condividere i documenti tra le persone coinvolte su uno stesso lavoro utilizzando uno dei tanti strumenti Web based, come Google Drive o Office 365.
Ciò consente di tenere traccia delle modifiche di ciascuno, semplificando il flusso ed evitando duplicazioni.
Lo strumento TeamSystem che risponde a queste esigenze è POLYEDRO di LYNFA Studio. Grazie a Bacheca, Pubblicazione documenti e WebDisk ogni utente ha a disposizione la soluzione di condivisione che preferisce e meglio si adatta alle sue esigenze.

Impegni e scadenze non si possono ignorare

Allo stesso modo, è meglio utilizzare agende e scadenzari condivisi per verificare gli impegni e monitorare le scadenze, mettendo nero su bianco chi ha il compito di presidiarle e l’eventuale ritardo nell’esecuzione. In LYNFA Studio, Agende e Scadenzari sono condivisi per un pieno controllo della situazione. E organizzare in modo più semplice una riunione o un incontro.

Gli automatismi del software accelerano le attività (e riducono gli errori)

Per gli studi più strutturati, può risultare utile adottare workflow approvativi telematici, per consentire il flusso dei documenti e delle relative autorizzazioni in base alle deleghe interne. Questa prassi riduce il tempo complessivo dell’approvazione.
Il Workflow di LYNFA Studio disegna i flussi operativi, mette a fuoco le responsabilità individuali e fornisce un quadro preciso dell’avanzamento delle attività. 

Archiviare? Sempre, in formato elettronico

Infine, sono tanti i vantaggi che derivano dall’adottare una soluzione completa di gestione documentale elettronica. Non solo permette di ottimizzare la gestione degli archivi eliminando la carta (faldoni e fotocopie si rovinano e occupano spazio!), ma migliora enormemente le procedure per la consultazione dei documenti, che avviene secondo criteri condivisi e trasversali e non più verticali, cioè in base a cartelle (ad esempio i dichiarativi, le fatture…). La ricerca diviene così più veloce: in pratica si possono recuperare documenti diversi ma collegati a una stessa anagrafica.
TeamSystem DMS è la soluzione di gestione documentale pronta e funzionale.
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