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Documenti fiscali: quali conservare in formato digitale?

22.03.2017 | | Studio digitale

Conservazione documenti fiscali in formato digitale - Blog Lynfa TeamSystem

La conservazione dei documenti fiscali: scegliere quali documenti conservare in formato digitale e dematerializzare risparmiando carta.

Uno dei problemi più sentiti dai professionisti è quello della movimentazione della carta: voluminosi faldoni zeppi di documenti contabili e fiscali dei clienti che non solo sono difficili da movimentare, ma rappresentano un problema quando bisogna trovare uno spazio per conservarli e preservarli dall’usura e dal danneggiamento, considerato anche che contengono informazioni e dati la cui privacy va assolutamente protetta.

Eliminare la carta significa dunque ridurre i costi, garantire la privacy, migliorare la gestione del cliente.
Come? Con una soluzione di digitalizzazione e archiviazione documentale. Ma da quali documenti conviene cominciare?

Stampe e Dichiarazioni fiscali: ecco cosa dematerializzare

Come spiega Michele D'Agnolo, Docente di Management della Consulenza all’Università di Trento, gli adempimenti dichiarativi sono tra i documenti che ha più senso archiviare digitalmente fin da subito. Questi file – parliamo per esempio di dichiarazioni fiscali, come il modello 770 per i dipendenti - firmati digitalmente e dotati di marca temporale, non devono neanche essere sottoscritti dal cliente: non c’è più nessun bisogno di stamparli.

Altri output molto semplici da conservare digitalmente sono tutte le cosiddette “stampe fiscali”, prima di tutto libri IVA e libro giornale. Anche se in questo caso c’è qualche accortezza in più da dedicare per esempio al pagamento virtuale dell’imposta di bollo. Una categoria per cui invece per ora è meno consigliabile passare completamente al digitale per la loro “delicatezza” sono i libri societari.

È poi molto importante anche cominciare a lavorare sui documenti di input. Convincere i clienti più “smart” a mandare i documenti di contabilità già scannerizzati è un grande passo avanti. Alcuni studi addirittura offrono al cliente lo scanner in comodato gratuito, purché facciano questo passo.

Le fatture? Meglio se nascono già in formato elettronico

A livello di contabilità, le fatture elettroniche, che nascono già in questo formato, smaterializzate e scambiate via web tra cliente e commercialista, magari nell’ambito di un sistema gestionale evoluto e condiviso, consentono di inserire in automatico i dati, aggiornando la contabilità senza ulteriore data entry e senza errori.

Con Fatture in Cloud e LYNFA Studio di TeamSystem si possono evitare inutili passaggi tra digitale e cartaceo nella messa a punto e trasmissione delle fatture, “il che rappresenta un grande passo in termini di efficienza, perché ci consente di risparmiare tempo e minimizzare il rischio di errori” come spiega il Rag. Gilioli dello Studio Gilioli Marasi, cliente TeamSystem con entrambi i software.

Per i clienti più evoluti e di dimensioni maggiori lo studio Giglioli Marasi utilizza LYNFA Service, che consente di controllare ogni singola fattura al momento dell’emissione da parte del cliente, evitando così tempi e costi di rettifiche e note di credito fatte a posteriori con il rischio di ulteriori errori.

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